Comment faire un doodle efficace en 2020 ?

Qui n’a pas déjà connu ce problème… Vous prévoyez un événement, vous choisissez une date. Et puis patatra… les discussions s’enchainent. Certains sont insatisfaits et se plaignent qu’ils ne pourront pas participer. D’autres insistent pour garder cette date. Et finalement vous peinez à trouver une solution qui arrange tout le monde… 🤦♂️ Heureusement on a la solution pour vous : Doodle (« gribouillage » en anglais, cherchez à comprendre…). Cet outil permet à vos collègues, amis ou clients de partager leurs disponibilités selon les créneaux que vous avez proposés. Mais en quoi consiste cette solution miracle ? Il s’agit d’un questionnaire en ligne gratuit qui vous permettra de trouver facilement un créneau qui satisfera un maximum de personnes. L’outil est idéal pour la coordination de rendez-vous. 📆

Pourquoi Doodle est sympa comme outil d’agenda & réunion ? 

Les points négatifs de Doodle

• La version gratuite est remplie de publicités. Pas très professionnel si vous l’envoyez à un client… 🙅♂️

• Doodle n’est pas un agenda partagé, mais bien un questionnaire en ligne. Une fois la date choisie, chaque participant devra rajouter l’événement dans son agenda (électronique ou papier).

Voici comment faire un doodle efficace (étape par étape)

1. Ouvrez votre navigateur internet et allez à cette adresse : https://doodle.com/fr/. Appuyez sur « Créer en Doodle » en haut à droite.

1. Vous pouvez choisir de vous inscrire. Ce n’est pas obligatoire, mais nous vous recommandons de créer un compte. Cela vous permettra de retrouver vos données et de changer votre questionnaire à l’avenir.
   Vous pouvez vous connecter depuis Google, Facebook ou email.

2. Inscrivez votre titre, le lieu de votre réunion (anniversaire, conférence, etc.) et une petite note si nécessaire. L’important est que vos invités repèrent directement de quel événement, il s’agit. Ensuite, appuyez sur « continuer ». 3. À partir d’ici, vous pouvez créer 2 types de Doodle.

• Si vous souhaitez planifier un événement, cliquez sur « mois » ou « semaine ».
• Si vous souhaitez faire un sondage standard simple (par exemple, « Quel prochain article pour mon blog ? »), cliquez sur « texte ».

4. Vous pouvez désormais choisir vos dates.

Dans l’onglet « Mois », sélectionnez les dates dans le calendrier. Vous pouvez alors rajouter les heures qui vous intéressent. Pour supprimer une heure, cliquez sur la croix. Pour supprimer un jour, cliquez sur la date.

Évitez de proposer trop de dates et d’heures différentes. Cinq créneaux suffisent largement.

    Dans l’onglet semaine, vous pouvez rajouter les heures auxquelles votre événement peut avoir lieu en restant appuyé sur le clic droit.

    Les onglets « mois » et « semaine » se synchronisent. Cela signifie qu’une heure rajoutée dans « mois » sera visible dans l’onglet « semaine ».

Vous savez comment créer un Doodle. Comment partager celui-ci ?

La dernière étape consiste à partager votre questionnaire à vos participants. Chaque invité recevra la présentation de votre événement et les différents choix de dates. Ils n’auront qu’à cocher les dates et les heures qui leur conviennent le mieux. ✅

Pour partager votre nouveau Doodle, vous avez deux options,

• Envoyer un lien URL à vos participants. Dans l’onglet « lien », copiez puis collez le lien dans un email ou une fenêtre de conversation à destination de vos invités. Via ce lien, vos invités pourront directement voter.

• Envoyer un email d’invitation. Dans l’onglet « email », il vous est possible de rajouter les emails de vos participants et directement leur envoyer une invitation électronique. Saisissez tout simplement les adresses emails de vos invités dans la case blanche. Vous pouvez éditer le message pour le personnaliser.
  Cliquez ensuite sur « envoyer ».

Votre Doodle est envoyé. Désormais, il ne vous reste plus qu’à attendre. ⏱

Faire un Doodle comme un pro , les intégrations qui vont vous aider.

1. Combinez votre agenda Doodle avec votre adresse email.

Il vous est possible d’intégrer votre boîte mail (Outlook ou Gmail) à Doodle. L’application vous suggérera vos contacts. C’est tout de même un gain de temps considérable !

Vous pouvez lier votre boîte mail au moment où vous invitez les participants.

2. Combinez votre agenda Doodle avec votre compte Slack.

Si vous êtes un grand utilisateur de Slack (outil de messagerie en ligne), vous pouvez combiner les deux outils. Au moment de partager votre agenda Doodle, en dessous du titre, cliquez sur « Ajouter à Slack ».

Une fois la liaison confirmée, vous pouvez créer un questionnaire Doodle à partir d’une conversation Slack. Il vous suffit de saisir « /doodle » pour créer un questionnaire. N’est-ce pas parfait ?

Cet article a été corrigé grâce à l’aide Violette Delinte. Merci à elle. Si vous avez apprécié cet article, cela me fait toujours plaisir d’avoir un petit commentaire. Vous pouvez partager cet article ou vous inscrire à ma newsletter.😌